北京市計量檢測科學(xué)研究(jiū)院 張文娟
一個實驗室在(zài)建立了與其活動範(fàn)圍相(xiàng)適應的質量體係後,應根據預定的日程表和程序,定期對所開展的活動進行內部審核。內部(bù)審核也稱第一方審核,由實驗室有資格的(de)內審員進行,它是衡量質(zhì)量體係(xì)有效運作的(de)重要手段,是促進質量體係自我完善的重要機製(zhì)。目前,各實驗室審核的質量存在很大的差距(jù)。對此,本文以下將進行(háng)探討。
內部審核涉及質量體(tǐ)係的全(quán)過程,應包括內部質量體係審核(hé)、內部產品質量審核、內部服務審核和內部過程質量審核等內(nèi)容。大(dà)多數機構重視(shì)對內部產(chǎn)品(pǐn)質量的審核(對校準或檢測實驗室來說,也就(jiù)是對“證書(shū)或(huò)報告”的審核),而忽略了對內部質量體係和內(nèi)部服務的審(shěn)核。在內審人(rén)員的報告中,不符合項大多是原始記錄和(hé)證書存在的問題,對文件、設備、人員的不符合以及以前審核中(zhōng)糾正(zhèng)措施的不符合絕少提出意見,使內(nèi)審工作的質量受到影響。為防止(zhǐ)這種情況(kuàng)的發生,筆者認為應該注(zhù)意以下幾個環節。
1.加強對(duì)質量體係文件的審核。內部質量體係審核和外部質量體係審(shěn)核一樣,也有文件初審的任務。包括對質量體係文件(質量(liàng)手冊、程(chéng)序文件、作業指導(dǎo)書、質量(liàng)記錄和技(jì)術記錄等)的初審,尤其應收集與被審核部門的(de)質量活動有(yǒu)關的程序文件、作業指導書等文件,進行符合性審(shěn)核;如果發現質量手冊、程序文件等不符合(hé)標準和法規(guī)的要求,應提請管理者注(zhù)意。在適當情況下(如在管理評(píng)審中加以修改)再檢查整個實驗室的文件資料(liào)控製係統是(shì)否完(wán)好,特別是外部文件是否受控,對本實(shí)驗室能力範圍內采用的規程、標準、校準規範等有無及時更新的跟蹤機製(zhì)等,均可列入(rù)資料(liào)初審(shěn)範圍。有了這個環節,就可以及時檢查文件的受控狀態,發現采用的標準、規程以及規範等(děng)是否為現行有效的版本。如果缺少這個環節,就會導致有些問題得不到及時糾正,失去自我改進、自我完善的機(jī)會。其實,一個體係(xì)建立得是否符(fú)合規範又滿足內部的運行(háng),內審員是清楚的。
內審的準備工作還包括編製檢查表,檢查表由內審員根據本人分工範圍(wéi)內有關要素(sù)及檢查的內容(róng)進行準備,如看什麽文(wén)件,查哪台設備的狀態等。檢查清(qīng)單由內審員自己編製,可(kě)使內審員對所審核(hé)的要素心中有數,尤其是在對某個部(bù)門固(gù)有的偏向或問題進行定向(xiàng)抽查時。如果幾個內審員同時(shí)審核一個部(bù)門(mén),應在檢查內容上各有側(cè)重,內審(shěn)組組長應注意協調檢查的內容。在內審時,如果(guǒ)缺(quē)少這一環節(jiē),內審員到達(dá)被審核部門後,將因對審核的內容心中無數,而導致(zhì)問題的遺漏。
2.加(jiā)強對內審人(rén)員(yuán)的培訓,建立一支合格的質量體係內審人(rén)員隊伍。要提高內審工作的質量(liàng),內審人員的水平是非常重要的。以上提到的編製檢查清單以及記錄審核結果、對不(bú)符合項的評定和提出糾正措施要求等都(dōu)需內(nèi)審員完成。因此內審人員必須經過培訓(xùn),了解質量管理的基本知識和相關(guān)的標準或規範,並具有公正獨立地位。在我國,中國實驗室國家認可委員會頒布的《實驗(yàn)室認可準則》是對檢測/校準實驗室(shì)的審核準則;質技監函(2000)046號《產品質量檢(jiǎn)驗機構計量認證/審查認可(驗收)評審準則》作為為社會提供公證數據的檢(jiǎn)驗機構的考評準則;JJF1069-2003《法定計量檢定機構考核規範》是對依法設(shè)置或依法授權的法定計(jì)量檢定機構的(de)考評準(zhǔn)則。這些(xiē)對(duì)實驗室能力要求的考評標準,根據(jù)其工作性質、服務對象的不同而有所不同,但共同點都是(shì)要建立健全的質量體係。目前(qián),不(bú)少實驗室(shì)具有多重身份,因此,內審人員應對相應的法律法規進行學習,掌握不同考核規範的不同側重(chóng)點,有目標地(dì)進行審核。這種(zhǒng)學習不是一次性的,而應隨著評審標準的(de)變化不斷進行學習;學(xué)習的方法也不隻有送出去培(péi)訓一種,還可以組織經驗交流會,在(zài)本單位內組(zǔ)織審核員進(jìn)行工作(zuò)交流,通過對典型案例的分析討論,求得共同的(de)看法,提高審核水平;另外,在接受認證(認可)機構考核時,讓一些內審(shěn)員配合外審員工作,觀察外審員在現場進行審核的全(quán)過(guò)程(chéng),這樣也可以提高內審人員的素質,保證內審工作的質量。
3.加強對不符合項(xiàng)的分析。任何(hé)一個質量體係都不是(shì)十全十美的,不符合項的存在是難免的。內審員(yuán)發現不符合項時,不能隻填寫一(yī)個“不符合項通知單”或“糾正措(cuò)施要求表”,而要對發現的不符合項進行評定;首先要確定不(bú)符合項的(de)類型,是文件的不(bú)符合項、人員(yuán)的不符合項還是設備的不符合項(xiàng)等,然後對不符合項進行評定。如果不符合項是個別的,隻反映在個別部門和個別項目中,對質量體係的影響(xiǎng)不大,內審員隻要向被審核(hé)的部門口頭提出或者把此項(xiàng)列為觀察項就可以了,不一定非要以文字的形式正式(shì)提出;如果不符合項是頻繁發(fā)生(shēng)的,產生不符合的責任部門應認真分析其產生的原因,找出解(jiě)決問題的(de)辦法,采取糾正措施,防止再發生。
在質量體係內部審核中,糾正措施具有重要的作用。這是由內部審核的目的決定的。因(yīn)此,內(nèi)部審核在現場(chǎng)審核完成以及審核報告發出後,質量管理部門仍需花精力促使責任部門的糾正措(cuò)施計劃有效實施。
另外,有的(de)實驗室在認證(認可)中,對考評(píng)組(zǔ)最後(hòu)落實的“不符合項”或“缺(quē)陷項”的整改比較重視,而(ér)忽視考評(píng)組未落實到書麵(miàn)上的(de)一些意(yì)見。內審時質量管理(lǐ)部門應(yīng)匯總這些意見(jiàn),進行針對性的檢查和落實,這將有利於質量體係的運行和持續改進。