一、怎樣理解受控文件

　　什麽是受控文件呢?顧名思義，受（shòu）控文件就是指在使用和存放方麵受到控製的文件。
　　這類（lèi）文（wén）件在管理中要求不得隨（suí）意更改（gǎi）、丟失，不得隨（suí）意帶（dài）離檢（jiǎn）定場（chǎng）地，而（ér）且，還要（yào）保證所使（shǐ）用的受控文件必須是適時有效的。

　　那麽，受控文件包括（kuò）哪些（xiē）呢?它（tā）包括能夠（gòu）保證實驗室質量管理體係正常運行（háng）所需要的所有文件（jiàn）(外（wài）部的（de）或（huò）內部製定的（de）)，例如:法（fǎ）律、法規（guī）、規章、其他規範（fàn）性文件、檢定規程、校準規範（fàn）、檢測方法、檢驗規則（zé）、標準以及圖紙、軟件、規範、作業指導書和質量手冊等。   

　　二、文件受控（kòng）的意義

　　受控文件是用來指導實驗室開展工作的有力依據和法規，實驗室（shì）所從事的工作，不能憑主觀臆（yì）造，必須嚴格（gé）按照受控（kòng）文件的相關規定來進行，這樣才能保證工作有章可循（xún），所傳遞的數據準確可靠。如果對技（jì）術文件保管不善，使技（jì）術文件的有關數據損壞或丟失，將使工作人員無法判斷測量數據的準確性，無法判定被測（cè）產品的技術性能，從而給工作帶來不（bú）必要的麻煩。因此，實驗室所使用（yòng）的技術文件對於其工作起著至關重要的作用。我們（men）必須對所使用的技術文件實施嚴格管理，保證技術文件的準確性、可靠性和適時有效性。   

　　三、造成（chéng）失控的原因

　　為什麽會造成受（shòu）控（kòng）文件的失控呢?筆者認為主要是以下幾個方麵的原因:

　　1.管（guǎn）理不嚴
　　很多主觀（guān）原（yuán）因和客觀原因使這一管理工作從整體上（shàng）看做（zuò）得不夠理想，不夠細致。因此，出現了受（shòu）控文件在購（gòu）置、發放、使用、作廢、回收等方麵的失控問題。

　　例如:根據工作的需要，實驗室調整組織機構而出現（xiàn）管理人員的變更，新管理者對（duì）以往管理業（yè）務的不熟悉或對質量管理體係運作情況（kuàng）不完全（quán）了解，就難免出現工作（zuò）做得不到位，甚至造成（chéng）工作的失誤（wù）。再（zài）有，管理者在工作中抹不開情麵，不能堅持原則，對有些事情聽之任之，甚至認為受控文件管理工（gōng）作無足輕重，得過且過（guò）。諸如此類，使管理工作不能得到嚴格落實，不能正常地按照質量管理體係運作。

　　2.個人觀念
　　由於受（shòu）傳統觀念的影響，人們總是希（xī）望（wàng）從自（zì）己過去所從事的工作中積累和（hé）保存一些技術資（zī）料，以（yǐ）便於日後使用或查閱，因此，喜歡保留自己所使用的技術文件。這種做法主（zhǔ）觀願望是好的，但是，隨著時間的推移，過去所保（bǎo）存的有一定時間性（xìng）的甚至是對（duì）新工作的指導有局限性的（de）技術文件（jiàn），如果管理不慎或信息不及時、準確，就可能會在不該出現的場合出現或使用，甚至會出現用（yòng）已（yǐ）經作（zuò）廢的文件指導工作等現象。更有甚者，有些人把一些技（jì）術資料據為己（jǐ）有，給工作帶來（lái）不必要的損失（shī）或給後人（rén）帶來判斷上的迷（mí）茫。   

　　四、解決失（shī）控的辦法

　　要解決受控文件（jiàn）失控問題，首先必須加強學習，提高工作（zuò）人員（yuán）的素質，強化人們（men）的管理意識，使每一個人真（zhēn）正認識到受控文件在實際工作中的（de）地位和重要性，形（xíng）成自覺遵守規章製度的氛圍。

　　其次采用微機（jī）技術加強管理，解決受控文件的（de）失控問（wèn）題。

　　由於社會的進步，微機設備及相關的軟件技術參與辦（bàn）公已被（bèi）人們認（rèn）可和接受，並以（yǐ）較高的速度發展，普及到工作（zuò）中的每一個環節。取消過去那種實驗室現場保存所使用的一切技術文件的管理方式（shì），倡導並推行通過微機進行（háng）檢索（suǒ）、查閱所需技（jì）術文件的現（xiàn）代化工作方法。

　　實驗室將統一購置和管理（lǐ）的最新技術文件，及時、準（zhǔn）確、無（wú）誤地通過一定的技術手段輸入到微機中，並進行微機分類管理。借助單位微機（jī）局域網絡，使各個網絡的終端（duān）可以非常便捷地查閱、檢索各種所（suǒ）需技（jì）術文件。

　　管理部門（mén）負責適時準確對技術文件進行查新（xīn）、替換，任何部門或（huò）個人不得隨意使用外來文件，如確（què）因工（gōng）作要（yào）求必須使用外來文件時，必須征得管理部（bù）門同意，並將相關技術文件的數據輸入微（wēi）機後，通過微機查閱。

　　綜上所述，實驗室運用微機技術（shù）采（cǎi）取集中統一的管理辦法（fǎ），通（tōng）過對技（jì）術（shù）文件進行統一的購置、發放、作廢、回收，使管理工作更能適應（yīng）質量管理體係的要求。同時，也減少了管理工作中的（de）一些環節，實行專人專（zhuān）管，完全可以保證技術（shù）文件的準確可靠。在保證技術（shù）文件得到嚴格控製的（de）同時，還可以節省經費，減少購置數量。實踐證明，此辦法既解決了受控文件失控問題，又符合相關準則和規範的要求，應該得到廣泛的應用。