規程管（guǎn）理的幾點體會

雲南省計（jì）量測試（shì）技術研究院  王玉元

    計（jì）量檢定規程及其它計量技術規範是（shì）開展（zhǎn）計量檢定、校準（zhǔn）、測試工作的重要技術依據，是各機構質量管理體係中不可或缺的支撐技術文件。為保證檢測工作質量，確保檢測數據權威、準（zhǔn）確、可靠，各計量檢定機構都非（fēi）常重視（shì）加強計量檢定規程/計（jì）量技術規範(以下簡稱規程/規範)的管理。
    為迎接國家法定計量檢定機構考核，搞（gǎo）好我院規程/規（guī）範的管理，我院檔（dàng）案室半年多來對所有規程/規範進行（háng）了清理，對規程/規範的管理方式進行（háng）了許多改進，取得了較好的（de）效果。下麵將本人在規程/規範（fàn）管理中的幾點體（tǐ）會作（zuò）一介紹，供參（cān）考。
    

一、規程/規範在清理中（zhōng）應注（zhù）意的問題

    1.清理（lǐ）要徹底，防止缺漏
    規程/規（guī）範在使用中具有（yǒu）分散、量大的特點，給清理工作帶來了一定困難。就我院而言，同一規程/規範往往是多人持有，或幾（jǐ）項標準、幾個室組共用，甚至還存在一人持有幾本相同規程/規範（fàn）的情況，若不（bú）徹底清理，很容易造成規程/規範在使用中的失控。在（zài）清理過程中，我（wǒ）們對所有規程（chéng）/規範都逐項進行認真（zhēn）細致（zhì）的清理核對，及時撤出無效規（guī）程/規（guī）範，盡快補齊現行有效的規程/規範。
    2.主動（dòng）爭取檢測人員的理（lǐ）解和支持，認真登記其在（zài）用和需增（zēng）規程/規範（fàn）
    針對規程/規範（fàn）大量分散在檢測人員手中的特點，我們主動爭取檢測人員（yuán）的理解和支持（chí），順利（lì）完成了其在（zài）用和需增規程/規範的清理登記工（gōng）作，為下一（yī）步實施受控管理打下（xià）了緊實的基（jī）礎（chǔ）。剛開始辦理規程/規範清理登記手續時，部分檢測人員不太理解，有（yǒu）些甚至（zhì）還產生情（qíng）緒:不就一本規程嘛，幹嗎那麽麻煩？我自己（jǐ）買一本（běn）得了。究其原因，這是因為對規程/規範即將實施的嚴格的受控管理不理解，他們（men）狹隘地認為這是管理（lǐ）人員怕遺失和防止多（duō）次領用而采用的管理方法。針（zhēn）對這種情況（kuàng），我們作了大量耐心細致的（de）解釋宣傳工（gōng）作，主動到各科室清理（lǐ）登記（jì），回收無效規程（chéng）/規範，及時發放（fàng）、補齊有效規程/規範，為大家提供最大的方便。通過這些細致的工作，使每一位檢（jiǎn）測（cè）人員都明白了，規程/規範的（de）清理登記和嚴格的受控管理不僅僅是為了防止遺失及多次領（lǐng）用，其更大的目的在於:防止規程/規範的非預期使用，確保各相關場所均能得到和使用（yòng）規程/規範的現行有效（xiào）版本。
    

二、規程/規範在（zài）管理中的幾點嚐試

    1.計量標準檔案中所需規程/規範的管理
    (1)檔案中所需規程（chéng）/規範單獨建檔，作為技術檔案的一部分。
    根據JJF1033-2001《計量標準考（kǎo）核規範》的要求，計量標準技（jì）術檔案中必須備有相應的規程/規範。但有些規程（chéng）/規範幾項標（biāo）準（zhǔn）共用，若每（měi）項標準都配備一本，既增加了成本（běn）和工作量，又給更新替換帶來一定（dìng）的困難，不利於管理。另一方麵，為使規程/規範便於查閱使用，也有必要單獨重（chóng）建一個規程/規範檔案，作（zuò）為技術檔案的一部分。
    (2)全部規程（chéng）/規範按編號順序存放。
    為使規程/規範查閱方便、快捷，替換清理時不會遺漏，查閱使用完畢便於回放，我們將全（quán）部規程/規範按編號順序存放。
    (3)全部規程/規範按受控文（wén）件管理。
    為保證全部規程/規範的實時性、有效性，我們將全部規程/規範均按受控文件進行（háng）管（guǎn）理。
    2.檢測人員（yuán）在用規程/規範的管理
    根據實際工作（zuò）需要（yào），檔案室對每位檢測人員在用的規程/規範進行受控管理。在辦理規程/規範受控手續時，我（wǒ）們以清楚、方便、快捷為原（yuán）則，設計（jì）了專門的“規程/規範受控登記表”，詳細（xì）記錄每一本受控規（guī）程/規範的受控號、使用（yòng）人及使用情況，每一位使用人都須親筆簽字認可（kě）。一旦某一受（shòu）控規程/規範（fàn）被替代，我們很快就（jiù）能準確地（dì）查（chá）出哪些人員在使用（yòng），並及時通知其交回原規程/規範，同時辦（bàn）理（lǐ）新規程/規範的受控，發放新規程/規範。具體操作是:
    (1)規程/規範發放。
    由檔案室按規定給所發放的規程/規範（fàn）編受控號，蓋受控章，發放時填寫（xiě）“規（guī）程/規範受控登記（jì）表”，並由使（shǐ）用（yòng）人親筆簽字認可。
    (2)規程/規範回收（shōu）。
    檢測人員退休或調離時（shí），須將其使用的受控規程（chéng）/規（guī）範交回檔案室登記注銷後方可辦理其他手續（xù）。當規程/規範被替代時，檔案室及時通知相關人（rén）員在規定時間內辦理新舊規（guī）程/規範的（de）替換手（shǒu）續。
    我院規程/規範管（guǎn）理在進行上述改（gǎi）進以後，已完全杜絕了使用無效規程/規範的情況，保證了（le）全（quán）部在用規（guī）程/規（guī）範均（jun1）處於受控狀態，效（xiào）果令人滿意（yì）。